Préparez vos données pour la campagne électorale des élections régionales

Rappel des 6 bons réflexes donnés par la CNIL pour une campagne responsable

Soyez transparent : informer c’est rassurer !

Lorsque vous communiquez par courrier électronique ou par téléphone, dites toujours qui vous êtes, pour quel parti politique et pour quelle élection vous intervenez et ce, dès le premier message ou appel.

Recommandations :

Indiquer clairement les différentes informations exigées par le RGPD : identité et coordonnées du responsable de traitement, base légale du traitement, finalité du traitement, durée de conservation, droits des personnes concernées…

Donnez aux électeurs les moyens d’exercer leurs droits !

Les électeurs ont le droit de se désabonner à tout moment de vos messages de prospection. Le moyen de s’opposer dépend du vecteur que vous utilisez pour les contacter (téléphone, courrier électronique, SMS) : il doit être accessible, simple et efficace !

Recommandations :

·      pour les formulaires de collecte (papier ou en ligne), indiquer une adresse électronique dédiée permettant de prendre en compte rapidement toute demande de désabonnement ;

·      pour les courriers électroniques, la CNIL recommande que le lien de désabonnement soit présent sur chaque message envoyé. Il devrait être opérationnel, visible et accessible ;

·      pour les SMS, un dispositif « STOP PROSPECTION » facilitant le désabonnement pourrait, par exemple, être mis en place.

Sécurisez les données pour garantir la confidentialité

Recommandations :

  • chiffrer les ordinateurs qui contiennent des données personnelles ;
  • utiliser le champs Cci pour envoyer un e-mail à une mailing list ;
  • utiliser des mots de passe robustes pour l’accès à vos fichiers de contacts.

Cloisonnez vos fichiers

En tant que candidat ou élu, en principe, vous ne pouvez pas utiliser à des fins de prospection politique les fichiers auxquels vous accédez dans le cadre de vos autres fonctions (institutionnelles, professionnelles ou associatives notamment).

Recommandations :

Sous réserve de respecter les grands principes de la protection des données, certains fichiers peuvent toutefois être utilisés à des fins de communication politique : les bases de données dites « opt-in » regroupant des données relatives à des personnes qui ont accepté de se faire démarcher à des fins de propagande, les listes électorales, le répertoire  national des élus, etc.

Nettoyez vos fichiers

Les informations enregistrées dans un fichier doivent être conservées pendant une durée limitée et adaptée qui doit être fixée selon la finalité de chaque fichier.

Recommandations :

Après chaque élection, supprimez les fichiers de prospection exclusivement constitués à cette occasion.

Ne conservez que les données de vos contacts réguliers et des personnes qui ont explicitement manifesté leur accord à être informés de votre action au-delà du résultat du scrutin concerné.

Soyez vigilants avec les robots !

Respecter les règles encadrant la prospection, notamment sous des formes automatisées.

Recommandations :

Recueillir le consentement (système dit « opt-in ») des intéressés à être prospectés à des fins politiques par automate d’appel avant toute campagne d’appel. Ce consentement doit notamment porter sur la plage horaire précise des appels.

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