ITSM – Gestion des actifs, une méthodologie rigoureuse issue d’ITIL
Après avoir défini la notion d’actifs immobilisés et avoir fait un focus sur les actifs IT (Informatique) en démontrant l’importance d’une gestion optimisée de ceux-ci, nous vous proposons de nous concentrer sur la méthodologie d’une gestion optimisée et efficace des actifs IT.
Il ne nous faudra pas aller très loin pour en décrire une méthodologie rigoureuse et éprouvée. L’inspiration nous vient simplement de la méthode ITIL.
Que nous dit ITL sur le management et la gestion des actifs IT ?
Un premier élément essentiel pour la compréhension de la méthodologie : les gestion des actifs IT est un sous ensemble de la gestion du parc des moyens aussi bien matériels que logiciels d’une entreprise.
Pour fonctionner, cet ensemble des moyens dont le nombre et le périmètre peuvent très vaste, doit être maintenu, upgrader, réparer, remplacer, compléter…
Et plus l’ampleur du parc est importante, plus les risques d’erreur, d’oublis, de configurations bancales en un mot, d’efficacité douteuse sont élevés.
A l’inverse, une connaissance approfondie de ses moyens, leurs caractérisations précises, une cartographie générale et documentée permet une gestion optimisée et efficace.
Quel est la fonction de la gestion des actifs ?
- Assurer la vie opérationnelle et post opérationnelle des moyens IT de l’organisation
- En termes de moyens, cela couvre les moyens matériels de tout type, les moyens logiciel aussi bien les applications in situ que les applications cloud
- Cela peut aussi concerner les licences et actifs immatériels de type nom de domaine, abonnement de type hébergement autres moyens externes
Les objectifs de la gestion des actifs IT sont au nombre de 5 :
- Maximiser l’efficience des moyens
- Maîtriser les coûts
- Assurer la gestion des risques
- Assurer le maintien opérationnel
- Gérer les règles et la réglementation
- Aider à la décision
La méthodologie de gestion est alors le résultat d’une réflexion de bon sens :
- Etape 1 : Réaliser l’inventaire complet de l’ensemble des actifs
- Etape 2 : Caractériser ceux-ci de façon précise et multifactorielle
- Etape 3 : Définir le cycle de vie de chaque actif en l’inscrivant sur une timeline
- Etape 4 : Analyser et optimiser la performance
- Etape 5 : Mettre en place un suivi opérationnel et les actions de maintien en situation opérationnel
- Etape 6 : Gérer les évolutions
- Etape 7 : Analyser’ les risques et définir un plan d’anticipation de ceux-ci
- Etape 8 : Assurer la fin de vie opérationnelle au sein de l’organisation et la suite de celui-ci hors de l’organisation (cycle de recyclage/rétrofit)
- Etape 9 : Régulariser et limiter les écarts entre la situation réelle et les règles et les réglementations
Quelles sont les bénéfices immédiats d’une gestion efficace des actifs IT ?
Ils se concentrent en trois bénéfices :
- Des gains financiers notables grâce à une optimisation financière de la gestion des moyens
- Des gains d’efficacité par la gestion de l’efficience technique des moyens (homogénéité des applications, des OS, …) et pour l’équipe technique
- Des gains (autour de la gestion de l’immatériel de type licences)
Voici quelques contre exemples et des conséquences vécues par les organisations, exemples extrait d’expériences réellement vécues par des membres du GIE Wisu :
Quand la gestion des versions des applicatifs entraine une catastrophe industrielle et financière !
Un de nos clients, grand groupe français, a développé, à travers son équipe développement, un logiciel à base de PHP. Lors du déploiement sur la plateforme de production, la différence entre les versions PHP en développement et celles de production a obligé l’équipe de développement de recommencer le travail avec les conséquences organisationnelles et financières associées.
La gestion des actifs immatériels comprend le versioning et l’homogénéisation de l’ensemble des applications.
Quand la gestion optimisée des actifs permet des économies de coûts sentenciels !
Lors d’une mission ITSM au sein de l’organisation d’un client de WISU, le travail a permis l’économie de plusieurs dizaines de milliers d’euros.
En effet, un travail effectué grâce à la fonctionnalité SAM (Software Assets Management), le recensement des moyens mis en œuvre a permis de mettre en évidence un écart important entre l’état réel du parc des moyens et la facturation effectuée par les fournisseurs. Un exemple de dérive : l’entreprise gérait très mal les entrées et sorties de personnels et les sorties/réintégrations des moyens mis à disposition. Cette fonctionnalité fait partie de la gestion des actifs de l’ITSM.
Quand l’oubli des dates anniversaires a failli entrainer la perte de tous les domaines Web de l’entreprise !
Lors d’un démarrage de mission ITSM, l’un des membres du GIE, lors des premiers échanges avec le client, a posé quelques questions rapides sur les dates anniversaires des certificats digitaux et autres actifs immatériels.
Son interlocuteur s’est alors immédiatement levé et a quitté la pièce précipitamment. Quelques instants plus tard, à son retour, il a remercié notre collègue car dans les 24 heures suivantes, l’entreprise allait perdre la propriété de l’ensemble de ses noms de domaine par dépassement des dates anniversaires.
L’ITSM gère le calendrier des échéances de ces actifs immatériels et évite des désagréments qui peuvent s’avérer vitaux.
Auteur, Bertrand Laine
